在国家档案局联合财政部、商务部、国家税务总局开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作后，美的集团积极参与试点工作，形成了可推广可复制的经验和做法，为其他企业电子发票全流程电子化管理提供了切实可行的实践经验。2022年8月，美的集团在全国试点工作总结会上作了经验交流。
直面管理痛点 拥抱国家试点
早在2015年，美的集团开出了广东省佛山市第一张电子发票。2021年12月，又开出了全国先进制造业的首张全电发票。目前，美的集团已完成电子发票电子化报销、入账、归档试点任务，有效提升了企业的会计档案管理水平。但在试点工作前，企业也曾面临着电子发票管理成本高的问题。
“小管家，又没有纸了，该囤货了。”阿红对着部门信息员小黎喊道。“大家要节约用纸啊！”小黎开始了她的“管家”式唠叨：“还有打印机的色带，又要换新的了。”这样的对话不时出现在工作人员之间。彼时，电子发票需要打印出来才能报销，不仅增加了企业的打印成本和人工审核工作量，也增加了后续人工整理装订、归档、保管、储存成本等。
企业还面临着财税风险大的难题。“蒋工，对于电子发票的报销，一定要在系统开发中做好相应的风险预警和限制。现在靠我们肉眼审单，判断电子发票是否重复报销，不现实啊！”在系统开发沟通会上，财务共享审单人员倒着苦水。由于电子发票打印次数不受限制，存在重复报销的风险。另外，电子发票信息易被篡改，人工审核难以直接发现，导致存在较高的虚假报销风险。
在依托电子发票打印件报账的情况下，更难以开展大数据分析、发票风险扫描等财务智慧运营工作，这给公司信息化发展带来了挑战。基于此，电子发票全流程电子化管理成为企业尤其是大型企业集团管理信息化的必然选择。
接到电子发票电子化报销、入账、归档试点任务以来，美的集团高度重视、积极响应，迅速组建IT、财务共享、税务共享等团队，积极开展相关信息系统的调研与改造，选取集团下属最大子公司广东美的制冷设备有限公司作为试点单位，在组织保障、系统建设、落地推广、反馈汇报等方面做了大量工作，确保试点工作落地见效。
促进降本增效 助推数字化变革
在国家和广东省、佛山市以及顺德区相关部门指导下，美的集团加快试点建设进度，完成相关财务软件和应用的开发，规范电子发票报销、入账、归档等业务流程，确保满足合规管理要求，实现了降低成本、增加效益的预期目标。统计显示，在实施全流程电子化后，美的集团每年可节约500万元。
“试点工作完成后，美的集团在数字化建设道路上得到了进一步提升。”美的集团相关负责人表示。通过对数字化技术的大量运用，美的集团可以更加准确、完整、高效地收集各种业务信息。在获得全价值链的所有数据后，可对这些数据进行汇总、计算、分析，以最快的速度洞察用户新需求，在最短时间内为用户提供更好的产品和服务，进而提升企业的核心竞争力。此外，通过财务数字化转型，美的集团财务人员不需要重复以往繁重且复杂的基础核算工作，能够将更多时间与精力投入公司经营活动、战略决策，逐渐构建起“战略+业务+共享”一体化财务发展模式，促进企业财务由核算型向管理分析型转变。
规范档案管理 支撑全面电子化
通过档案系统与业务系统的无缝对接，业务系统按规范生成指定格式的内容并封装成归档信息包，通过档案系统提供的标准API，实现电子发票归档。档案系统可通过结构化业务信息，多维度获取所需档案内容，并支持快速装订、规范移交、快速上架，以及档案借阅、线上登记和归还预警，实现了档案全生命周期的规范化管理。
电子档案“四性”检测是保障试点工作任务顺利完成的关键环节。在真实性保障方面，除了实物归档外，档案系统从业务系统接收的档案数据均被设置为白名单模式，杜绝了其他数据来源的可能性。档案系统通过标准API定期处理接收经过业务系统验真审核而形成的“PDF/EXCEL+元数据”信息包，并传输至指定存储位置完成归档，全程均为自动化，确保数据不被篡改。针对推送过来的所有数据，系统均会进行数据有效性校验，保证档案元数据的一致有效。在完整性保障方面，系统会定期自动对来源系统和会计档案系统归档数据信息包、电子附件凭证应归档数量、实际归档数量等的传输方与接收方之间进行比对检查，以确定归档凭证的完整性，并将接收的数据上传至美的云进行独立存储。在可用性保障方面，归档信息不使用特殊压缩加密算法，工作人员可脱离会计档案系统对电子发票进行查询，确保归档内容跨平台可用。在安全性保障方面，采取全链路权限鉴证方式传输信息包，安装和运行软件必须经过信息安全审核，硬件报废有数据安全内控销毁管理流程保障，不同用户可按照不同的权限维度进行数据管控，并定期清理权限。
在完成电子发票全流程电子化管理试点任务后，美的集团还参加了财政部、国家档案局等九部门联合组织的电子凭证会计数据标准试点工作。下一步，企业将进一步总结推广电子发票相关试点工作成果，努力在服务数字经济发展战略上作出更大贡献。
原载于《中国档案报》2023年9月18日 总第4037期 第三版 | 