公立医院在运营管理过程中会产生大量的会计数据，这些数据包括各种电子票据和电子凭证信息，是医院经济运营管理的核心资源，其安全性和挖掘价值成为财务管理关注的焦点。而电子发票作为记录经济业务事项最基础、最关键的载体之一，是实现会计档案电子化管理的关键，也是国内外财务管理研究领域的前沿话题。通过实行电子发票报销入账归档管理，医院可以对会计凭证实现全口径、全流程的电子化归集、报销、入账和归档，有助于提高财务管理、审计、纪检、风控、内部控制等方面的工作效率。因此，发票的电子化改革进程备受关注。
公立医院电子发票报销入账归档的背景
2021年2月，国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局联合印发《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》，选定本地区有代表性的企业及行政事业单位进行试点。2021年4月，上海市档案局、上海市财政局、上海市商务委员会、国家税务总局上海市税务局进一步落实国家层面政策，印发了《关于开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》，上海交通大学医学院附属瑞金医院（以下简称瑞金医院）积极响应并申报试点单位。同年7月，经国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局联合审核，瑞金医院被确定为上海市增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点单位之一。
在此次试点工作之前，瑞金医院一直沿用传统的纸质发票管理方式，在实践中存在多个痛点：一是未在财务信息系统内建立记账凭证与原始凭证的关联关系，只能通过纸质档案建立索引对应关系，无法在系统中通过记账凭证直接查阅到其对应的原始凭证附件；二是线上报销与电子发票打印并行，电子发票打印后按纸质发票进行报销，增加了打印成本，耗费人力物力；三是电子发票审核采取人工稽核，效率低下，存在虚假发票判定风险及重复报账风险；四是未对电子发票原文件进行归档，不符合《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档通知》文件要求。
基于精细化运营的理念，瑞金医院于2018年启动建设综合运营管理平台，将传统财务的收入管理、应付管理、预算管理、报销管理、专项经费、成本管理6大核心功能从线下搬到线上。
瑞金医院电子发票报销、入账、归档流程顶层设计
根据试点工作要求，瑞金医院通过整合医疗电子票据平台、财务信息系统、电子会计档案系统，对增值税电子发票电子化归集、报销、入账、归档方案进行顶层设计。医疗电子票据平台可以实现院内电子票据的自动开具、传输、交付，减少人员开票、存储票据工作量。财务信息系统用于管理各类财务报表数据，进行日常财务核算工作。电子会计档案系统将医疗电子票据平台、财务信息系统及其他需要接入系统的档案信息进行数据整合，开展档案立卷、审核、查阅等相关工作。报销人员在财务信息系统发起报销流程并提交包括电子发票在内的全部原始凭证，完成原始凭证的电子化归集、报销；报销通过电子化审批及处理流程后，财务信息系统自动生成记账凭证，凭证通过审核过账后形成总账及明细账，并与报销电子发票形成对应映射关系，完成电子化入账流程；财务信息系统将包括记账凭证、原始凭证在内的会计凭证推送到电子会计档案系统，实现最后的电子化归档。
瑞金医院试点工作实施总结
为确保试点工作的顺利开展，瑞金医院成立了电子发票电子化报销入账归档工作小组，负责全面推进试点工作。工作小组成员包含财务处相关领导和成员，以及医院系统建设方相关技术人员。瑞金医院结合业务开展需要，建立原始电子凭证管理机制，实现账务处理信息系统互联互通，支持采集电子发票版式文件电子原件直接进行报销、入账、归档，无需打印电子发票的版式文件。
瑞金医院是上海第一家使用财务机器人的公立医院，通过财务机器人自动执行药品发票的验真、查重、入库登记工作以及生成会计凭证等流程，该项目在中国医院协会信息专业委员会主办的中国医院信息网络大会（CHIMA2020）上荣获人工智能创新应用二等奖。医院的电子票据数字化综合应用平台成功申请了计算机软件著作权。2021年4月，瑞金医院成为上海第一家上线电子会计档案管理系统的医院。
电子发票的推行大大提高了工作效率，但同时因为其易流转、能复制、可修改等特点，也给财务管理带来新的困难和挑战。为从根源上解决这些问题，减少电子发票的流通次数，瑞金医院在财务信息系统内嵌票据平台，集中采集电子发票PDF或OFD版式文件以及纸质票据影像件等各类原始凭证，并可实现电子发票自动验真、查重，将数据推送至报销系统，实现了从税务系统开出的电子发票到归入财务系统只流转一次，大大减少了电子发票中间流转的“真空”环节，有效降低了电子发票流通过程中的安全风险，确保电子发票源文件的准确性和安全性。
除了电子发票外，纸质发票、合同以及其他附件材料等原始凭证可以通过手机、高拍仪、扫描仪等设备进行影像化处理后与电子发票同类的文件一起进行报销归档。
瑞金医院还改造了原有的HRP报销系统，可自动提取金额、开票单位、银行卡号等关键信息，一键形成报销单据，报销人员补充事由和预算信息后，发起报销审核流程。通过手机设备拍照扫描提交的纸质发票，也可以通过OCR识别及二维码识别的技术，提取发票关键信息，自动填充报销系统相关字段。在报销审核、支付完成后，系统会按照相应规则自动生成记账凭证，并通过档案适配器建立记账凭证与电子发票等原始凭证的关联关系。
电子发票在完成报销和入账后，相关资料会自动归集至单位的电子会计档案管理系统，系统支持记账凭证与对应的原始凭证的关联查询。同时，电子会计档案系统支持在线借阅功能，借阅用户需要在线提交借阅申请，下载借阅清单模板，填写相关信息并提交借阅申请，档案管理员可在线办理借阅手续，根据借阅用户上传的凭证清单下载相关信息并通过邮件发送给借阅用户，借阅用户可以通过专属阅读器查阅需求信息。此外，通过电子授权后，借阅用户也可以在线查阅记账凭证、电子审批单、电子发票、报销佐证材料电子文档等所有单据。
自试点工作后，瑞金医院财务管理工作取得了明显的成效。一方面，节约了大量纸质票据打印、传递、整理和存储成本。截至今年4月，电子发票较纸质票据成本节约95.63%。另一方面，通过纸质票据批量影像化处理、电子凭证的提交、归集以及数据共享，从源头避免了报销员工和财务工作人员重复进行票据的提交、接收和检查，工作效率提高80%以上。
原载于《中国档案报》2023年10月9日 总第4044期 第三版 | 