翻开中国海洋档案馆馆藏照片档案，一张拍摄于1987年1月的“全国海岸带和海涂资源综合调查、开发利用成果汇报展览会”的会场照片引起了我们的注意。照片中有一个不容错过的细节，那就是会场展墙上“海岸带档案管理”这部分内容。
国家海洋重大项目档案管理工作应该如何开展？全国海岸带和海涂资源综合调查（以下简称“全国海岸带综合调查”）档案管理工作给出了有力的回答。这场在横跨3个气候带、穿越4个海区、面积约35万平方公里的中国海岸带上开展的大规模调查历时7年，中央15个部、委、局和沿海10个省（市、自治区）的1.5万余人参与其中。调查涉及自然环境要素、海洋资源状况和沿海地区社会经济条件等多学科多要素，通过调查，基本摸清了我国海岸带的自然条件、资源数量、资源质量、社会经济状况，为沿海地区国民经济发展提供了科学依据。
国家海洋重大项目档案管理有了支撑点
1979年8月3日，国家科委和国家海洋局等5部委联合向国务院请示开展全国海岸带综合调查工作。同年8月9日，国务院批准了该项目。1980年2月25日，全国海岸带综合调查领导小组召开第一次会议。随后，全国海岸带综合调查领导小组办公室（以下简称“全国海岸办”）成立，办公室挂靠在国家海洋局机关。自此，这场国家海洋重大项目拉开了序幕。
随着调查工作的深入，一项紧迫的任务摆在了调查人员面前——面对规模如此之大的调查活动，档案工作应如何开展？传统的条块分割的科技档案管理方式以及档案工作机制、制度、队伍等方面的明显不足制约着这项国家海洋重大项目档案管理工作的开展。1983年1月，国家海洋局根据《科学技术档案工作条例》的相关要求和国家档案局有关文件，在天津设立海洋档案馆，归国家海洋局海洋科技情报研究所建制。同时，3个海区档案馆、涉海单位内设档案部门纷纷建立。一支专业的海洋档案工作队伍逐步形成，全国海岸带综合调查档案管理有了支撑点。
三级档案管理机制和制度提供保障
全国海岸办打破承担任务单位的隶属关系，突破地区、系统和部门界限，成立由国家海洋局和国家档案局等有关人员组成的档案组，负责全国海岸带综合调查档案工作的协调和组织。针对调查工作分省市、分岸段的特点，有关省级海岸办也设立了档案小组，负责本地区或本岸段承担任务单位档案工作的组织和协调，并接受全国海岸办档案组的监督和指导。
1983年12月，全国海岸带综合调查领导小组和国家档案局联合发出《关于加强“全国海岸带和海涂资源综合调查”档案材料管理工作的通知》，对这项工作进行了详细部署，明确了一系列要求。该通知提出，“应把收集、管理、保存调查工作的档案材料，作为海岸带和海涂资源综合调查工作的重要组成部分”“建立国家、省（市、自治区）和承担任务单位三级管理制度”“在进行各阶段成果验收时，要把档案材料是否完整、准确，作为验收标准之一。成果验收组织应吸收有关档案人员参加”。这些措施的出台为初期的全国海岸带综合调查档案工作奠定了良好基础。
1985年3月，为保证全国海岸带综合调查档案工作质量，全国海岸带综合调查领导小组又和国家档案局联合下发了《全国海岸带和海涂资源综合调查档案工作暂行规定》，进一步明确了全国海岸带综合调查档案的国有属性，从总则、管理体制、职责、归档、移交、密级和保管期限、利用等8个方面强化了相关要求，重点明确了承担任务单位档案室、省级海岸办、全国海岸办的三级工作关系，以及各级之间的档案接收和移交范围、程序、数量、时间等，并要求按照调查学科细化归档范围，为全国海岸带综合调查档案管理工作提供制度保障。
强化标准规定落实确保归集质量
全国海岸带综合调查涉及500多个隶属关系不相同的单位。如果没有统一的档案形成要求，必然造成同一大项目内操作和处理方法上的不统一。这不仅会导致难以正确评估各单位档案工作质量，而且会给后续档案管理和开发利用工作带来极大困难。鉴于当时我国档案工作尤其是科技档案工作国家标准的缺失，全国海岸办档案组针对调查档案工作实际需求，组织档案专业人员，由海洋档案馆牵头制定了《全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准》，明确整理规则、著录细则和分类方法等。因时间紧迫，标准制定工作坚持边制定、边修改、边贯彻的原则，注重加强对档案工作人员和技术骨干的培训，从而有效保证了全国海岸带综合调查档案分类、整理和著录的统一性和规范性。1988年9月，《全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准》经国家技术监督局批准作为国家标准发布，成为我国第一部成套发布的档案工作强制性国家标准。
全国海岸带综合调查档案工作开展期间，为更好地统一思想，落实档案工作制度，加强档案工作交流，及时解决不同阶段工作中发现的问题，提高档案工作水平，全国海岸办和国家档案局办公室先后组织召开了3次全国性的档案工作会议。参会人员包括国家档案局、国家海洋局、全国海岸办以及各省级海岸办和档案局的代表，有效地推动了档案工作的开展。
全国海岸带综合调查成果鉴定验收期间，全国海岸办档案组执行了严格的“档案一票否决”制，即调查材料未经档案部门清点、审查合格，不能召开成果审查验收会议。这一要求出台后，某些调查项目因档案不符合要求，其审查验收时间被推迟，震动了那些不太把档案工作当回事的单位。同时，这一措施也是对档案工作先进单位的有力鼓励。“一票否决”的规定促使各单位切实把档案管理纳入科技管理工作中，从而从根本上提高了全国海岸带综合调查档案工作质量。
此次调查共形成档案1.2万余卷、样品60多万件、资料汇编1500多册、各种图件2000多幅。同时，编制了我国第一套完整的款目式科技档案目录，共260册5500多条。按照规定，全国海岸带综合调查档案由不同的档案机构分级保管。
全国海岸带综合调查开创了国家海洋重大项目档案工作统一领导、分级管理的先河，其档案工作模式和相应的机制、制度、标准，为跨机构、跨领域、跨学科的国家重大项目档案管理工作提供了成功经验。
起步于全国海岸带综合调查工作的海洋档案馆也由此逐步成长。2007年9月，经国家档案局同意，海洋档案馆正式更名为中国海洋档案馆。继建成第一个全宗——全国海岸带综合调查后，中国海洋档案馆紧跟时代发展，不断创新档案管理，至今已建设了全国海岛资源综合调查、省际间海域勘界、我国近海海洋综合调查和评价、第一次全国海洋经济调查等10个国家海洋重大项目全宗，并完成了全部传统载体档案的数字化处理和科学数据的结构化处理工作，为我国各项海洋工作提供了积极有效的档案信息服务，为建设海洋强国贡献了兰台力量。
原载于《中国档案报》2023年10月16日 总第4047期 第四版 | 