2019年，中国电信集团有限公司（以下简称中国电信）积极参加国家档案局、财政部、商务部和国家税务总局组织的电子发票电子化报销、入账、归档试点工作，快速建设电子发票电子化管理平台，优化档案信息系统，为在全社会推广电子发票电子化报销、入账、归档工作经验，推行电子发票应用等提供了有益的实践探索，在助力企业降本节能增效上作出了积极贡献。
在开展试点工作前，中国电信电子发票管理主要存在电子发票打印报销流程复杂且打印成本高，虚假报账和重复报账识别麻烦，难以开展无纸化存档、大数据分析、发票风险扫描等阻碍档案及财务智慧运营等问题。通过试点审批后，中国电信高度重视，第一时间从办公室、财务部、IT部等部门抽调专门人才组成联合攻关团队，分类分项梳理电子发票电子化报销、入账、归档各环节工作，编制详细IT需求、开发计划、推广方案，向国家档案局等相关部委汇报并经同意后，倒排上线“时间表”，全力推进试点任务落地。
按照“统筹谋划，试点先行，规范流程，确保成功”的总体思路，中国电信以现有MSS报账平台和核算模式为基础，探索研究在现有电子档案管理系统中，整合电子发票信息归档业务，并积累了切实可行的实践经验。
结合电子发票、会计档案管理的最新要求以及公司信息化建设的实际情况，中国电信在原有财务系统中增加并升级了电子发票报销、入账、归档模块，主要包括开发电子发票归集功能、电子发票识别功能、电子发票真伪查验及去重功能、电子发票传递审核功能、电子发票电子存档功能以及电子发票查询功能等。
中国电信电子发票电子化报销、入账、归档工作主要是将电子发票报账嵌入原报账流程中，取消电子发票打印报账，使报账人通过手机或PC获取并归集电子发票后，提交系统自动识别电子发票、查重及真伪查验，查验通过后经相关财务系统进行审批制证，依托电子档案系统随会计凭证进行组卷归档。
首先是电子发票归集方案。电子发票归集主要通过两种方式进行：一是手机APP的发票夹，通过已建立的移动报账APP，报账人可使用该APP中的发票夹功能，将获取到的发票下载至该模块实现电子发票版式文件归集；二是通过电脑端，报账人将要报账的电子发票PDF版式文件直接上传至财辅系统相应版块中，实现电子发票版式文件归集。
其次是电子发票报销方案。电子发票归集后，财辅报销系统自动关联报账单及电子发票。首先，系统对电子发票进行解析，将版式文件上的电子发票信息数据化，系统记录电子发票的发票代码、发票号码等全票面信息。其次，系统对电子发票数据进行校验，包括重复报账校验、发票真伪校验，经校验合格的电子发票才可进入下一阶段的审批环节，审核人员通过财辅系统的流程引擎对电子发票报账进行审批。
再次是电子发票入账方案。中国电信财辅报销系统与入账系统通过接口进行无缝对接，经审批后，无问题的报账单转入会计核算入账，并建立凭证号与电子发票版式文件的对应关系，为归档建立数据连接。
最后是电子发票归档方案。电子发票的报销、入账均由财辅系统完成，入账完毕后，财辅系统将报账单、电子发票PDF版式文件、其他影像资料、会计凭证传输至档案系统，形成电子会计档案，并由系统进行组卷管理等。
截至2022年底，中国电信在各分支机构、子公司等全面实现了电子发票电子化报销、入账、归档工作落地，累计归档电子发票3000余万份，取得了以下成效。
一是报销更便捷，归档更高效，实现流程优化。电子发票电子化报销、入账、归档取消了原来电子发票打印报账工作，减少了纸质档案整理工作，报销更便捷，归档管理更高效，管理流程更优化。
二是理念更环保，存档更节能，降低了企业成本。原先的纸张打印、资料装订、档案存放成本大比例降低。经测算，中国电信电子发票电子化报销、入账、归档系统上线后，年均节约成本超过1000万元。
三是传递更快速，运营更智慧，提高财务效率。电子发票电子化报销、入账、归档打通了电子发票从开具到归档各环节，实现发票数字化管理，发票传递效率更快。企业可使用标准化的电子化数据开展报销、入账、归档分析，归集整合企业发票相关数据，开展风险防范、价值创造管理，实现财务智慧运营，提高财务处理效率，助力企业数字化转型。
四是解决了电子发票管理难问题，为数电发票推广提供参考案例。中国电信开展的试点工作从电子发票全生命周期考虑，从根源上解决了电子发票推广难、报账难、存档难的问题，为下一步全面数字化的电子发票全生命周期电子化管理提供了借鉴。
原载于《中国档案报》2023年10月30日 总第4053期 第三版 | 