编者按：“三合一”制度是国家档案局为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》档案资源建设相关要求，进一步优化档案资源结构，加强档案资源质量管控所制定的一项制度。全面推行“三合一”制度，对于进一步提升机关档案基础业务水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，促进档案事业健康长远发展具有重要意义。目前，全国各省区市普遍开展了档案“三合一”工作，中央和国家机关也将该项工作作为今明两年的重要工作内容。据不完全统计，安徽、山东、河南、四川、贵州、青海分别完成5家以上省直机关的审批，“三合一”审查工作进入良性发展轨道；天津完成33家市直单位的审批；深圳完成77家市级单位的审批；河北、辽宁、江西、湖北、湖南、广东、海南、西藏等地已经印发参考样式、编制指引、工作模板、编制规范、工作指南；宁夏将“三合一”工作列入绩效考核内容，推动相关工作深入开展；上海、浙江、广西、重庆等地则选取不同类型单位进行分类试点、分类施策。在中央和国家机关中，全国政协、商务部、应急管理部、海关总署、民航局等单位率先完成编制工作，为下一步“三合一”制度的全面落实奠定了坚实的基础。即日起，《中国档案报》将连续刊发“三合一”制度落实情况相关工作经验，敬请关注。
为学习贯彻党的二十大精神，落实国家档案局有关推行机关档案“三合一”制度的通知要求，加强政协档案工作制度建设，提升机关档案管理的科学化、规范化、标准化水平，更好服务全国政协履职和政协机关工作，今年4月，全国政协办公厅档案部门明确“全面学习调研—起草制度文稿—广泛征求意见—报请国家档案局审核批准—提交会议审议—印发正式文件”的制度制定工作流程。9月，《全国政协机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限规定（试行）》经全国政协秘书长办公会议审议通过后正式印发施行。总结全国政协机关档案“三合一”制度的落实过程，笔者有如下体会。
高度重视，深化思想认识，激发动力
一直以来，全国政协党组、机关党组高度重视推动机关工作的制度化、规范化、程序化，及时启动机关制度建设“回头看”，将“查漏补缺、建章立制”作为机关主题教育的重点任务，并印发《全国政协机关2023年制度建设工作方案》，全国政协和办公厅领导同志对《方案》的落实和进展情况提出明确要求。
档案“三合一”制度是规范和指导文件材料形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。制定实施档案“三合一”制度，对进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，促进政协机关档案事业健康长远发展具有重要意义。全国政协办公厅档案部门主动作为，将档案“三合一”制度的制定纳入机关制度“立改废”工作范畴，融入机关制度建设整体大局，为制定好这项制度提供有力保障，推动机关各部门更加重视和积极参与制度的制定工作。同时，办公厅秘书局结合大兴调查研究要求，组建局领导牵头的专题调研组，积极推动工作开展。
把握有关法规标准，吃透专业要求，练好内力
国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《机关档案管理规定》是档案业务工作的基础性制度，全国政协办公厅在2009年、2019年和2021年先后印发《文件材料归档范围和文书档案保管期限有关规定》以及《全国政协机关档案管理办法》。在起草机关档案“三合一”制度前，档案部门再学习、再领会，逐条对照相关制度要求，确保政协机关档案“三合一”制度内容符合这两项基础性制度的规定。
制定档案“三合一”制度需要增加其他门类档案的分类方案、归档范围和保管期限表，档案部门认真学习科技、会计、音像、实物等相关门类档案整理规范和行业标准，划出落实要点，结合实际制定政协机关的落实方案，确保起草的档案“三合一”制度内容与有关档案门类的行业规范、标准等相吻合。
开展调查研究，调动各单位参与积极性，形成合力
一是印发调查问卷进行概要调研。结合国家档案局关于档案“三合一”制度制定的最新要求，认真分析现行机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定存在的问题，精心设计编写调研提纲并印发机关各档案移交单位，同时积极收集汇总各单位反馈信息，摸清底数，作为后续开展现场实地调研的重要参考。
二是召集重点单位进行座谈调研。档案部门召集秘书局、人事局、机关事务管理局等档案形成量较大的重点部门和提案委员会办公室、教科卫体委员会办公室、港澳台侨委员会办公室、文化文史和学习委员会办公室等有特殊业务的专门委员会办公室进行座谈，了解各重点部门档案形成的实际情况，为起草制度文稿积累重要信息。
三是深入各单位进行解剖调研。在制度文稿起草过程中，档案部门深入有关单位一线进行调研，向工作人员了解文件材料归档的重点和细节。如，深入外事局，具体了解外事出访、接待来访的工作流程，掌握可能形成哪些有保存价值的档案。深入专门委员会办公室，了解调研考察从筹备到报送调研考察成果各个环节可能形成的文件材料，征求对各类文件材料保管期限的意见和建议。
四是走访相关部门进行学习调研。虽然政协机关的职能业务与其他部门不同，但在机关档案工作方面有相似相通之处。为了借鉴有益经验，主动与全国人大常委会办公厅、科技部以及档案业务第十协作组部分单位等进行沟通交流，相互学习、取长补短，广泛收集其他部门好的做法和经验，为制定好制度文稿发挥重要参考作用。
做好意见征求工作，分层分类进行，增加助力
制度文稿初稿形成后，档案部门及时分层分类做好意见征求工作。
一是征求秘书局各处室意见建议，修改完善后形成征求意见一稿。秘书局承担机关档案管理具体业务，同时经常办文、办会、办事，会产生大量文件材料，数量多、类型丰富。征求其意见，对做好全机关文件材料收集归档工作具有重要作用。
二是反复征求各档案移交单位意见建议，修改完善后形成征求意见二稿。各移交单位是具体落实机关档案“三合一”制度的“一线”部门，他们在制度内容是否符合自身实际情况、执行过程是否有困难等方面的意见具有重要参考价值。
三是征求主管部门意见建议，修改完善后形成制度文件报审稿。在机关内部征求意见后，主动向国家档案局有关主管部门征求意见建议，反复沟通请教，就有关合规性、专业性、细节性等作出完善和调整。
机关档案“三合一”制度文稿通过国家档案局审核后，及时提请全国政协秘书长办公会议审议，并根据会议精神修改完善并正式报批印发。
抓好制度贯彻落实，搭建宣传贯彻平台，发挥效力
一分部署，九分落实。“徒法不足以自行”，抓好制度的执行和贯彻落实是确保制度发挥其应有效力的前提。秘书局每年都要组织召开一次机关档案工作会议，总结部署机关档案工作，并开展档案业务知识专题培训。以此为契机，对制度文件进行深入宣传和全面解读，确保各部门档案联络员和兼职档案员熟悉文件内容、领会文件精神，切实用制度文件指导好、规范好今后的归档工作。同时，注重收集制度执行过程中存在的问题、反馈的意见，为制度的优化完善奠定基础。
下一步，全国政协办公厅档案部门将以“三合一”制度的制定为契机，继续严格贯彻落实新修订档案法，全面记录好、留存好人民政协在新时代新征程创新发展的生动历史，切实为服务好全国政协及办公厅各项工作作出积极贡献！
原载于《中国档案报》2023年11月13日 总第4059期 第三版 | 