按照国家档案局统一部署，湖南省档案局将实施好“三合一”制度作为推进规范机关档案基础业务、优化档案资源、提升档案信息化建设质效的主要抓手，从抓谋划、抓指导、抓重点等方面入手，全面推进全省机关档案“三合一”制度实施工作，力求高质量、高效率完成编制审查任务。
科学谋划 有序推进
一是精准部署。机构改革后，部分单位重新修订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表时，省档案局就明确要求增加分类方案的内容。2020年，下发了《关于征求湖南省××厅档案分类方案（模板）意见》的通知，按照《机关档案管理规定》的要求编制了档案分类方案（模板），为规范全省档案门类划分、档号编制等打下坚实基础。
二是定制方案。国家档案局的通知下发后，省档案局迅速制发了通知，全面传达国家档案局工作要求，并对省直单位贯彻落实国家档案局8号令及机关档案“三合一”制度编制情况进行了摸底。在此基础上，制定了《湖南省全面推行机关“三合一”制度的实施方案》，明确了实施范围、实施步骤和审查流程。在实施范围方面，梳理出须由省档案局审查的省直单位约120余家。在实施步骤上，确定了动员部署、准备培训、分期分批推进“三步走”路径。在审查流程上，设计了初审、复审和终审环节，并将审查流程纳入《省委办公厅制度和流程汇编》，不断提升审查工作的制度性、权威性和规范性。
三是统筹资源。省档案局组建了审查专家小组，由来自省档案馆、省直机关的多名具有相关编制经验、业务熟练的档案工作人员组成，主要负责各单位报送的机关档案“三合一”制度的初审工作。为提高初审质量，还专门开展培训，明确审查标准，统一审查要求。
多向发力 加强督促
一是强化培训。今年6月，省档案局采取线上与线下结合的方式，举办了全省机关档案“三合一”制度编审工作推进暨培训会，参会对象包括省直机关各单位负责编制工作的同志、市州委办公室（厅）档案主管部门的同志及县（市）区委办公室档案工作负责同志。邀请国家档案局馆室司领导开展线上授课，还安排了1家编制单位、1家审批单位，介绍制度编制、审批的相关经验做法。不少省直单位、市州档案部门，如省委办公厅厅机关、省卫健委系统、株洲市档案局等都同步组织了本单位、本系统、本地区的现场会议，收看线上直播。随后，14个市州分别组织了机关档案“三合一”制度的专题培训班，或在继续教育培训中安排专题课程，宣贯编制审查要求，有力提高各级机关对制度实施工作的认知。
二是编制指南。机关档案“三合一”制度的编制和审查任务牵涉省、市、县三级机关，点多面广，点对点的指导方式明显无法满足指导需求。基于此，全省确定了树好范本、编制指南、规范引领、以点代面的指导工作思路。根据各单位实际情况，选择由省科技厅编制范本，并在指南中编写了问题解答，明确了制度实施过程中的常见问题，并对制度实施的步骤程序、档案门类设置、专业档案门类等问题进行了答复。
三是考核督促。为提高各单位的重视程度，省档案局将机关档案“三合一”制度实施工作纳入了年度工作重点，纳入了省直单位年度绩效考核指标体系，并在全省档案工作会议等领导讲话中进行了重点强调。另外，在省委办公厅举办的全省党办系统的业务培训中，安排机关档案“三合一”制度的有关内容。在推进会议召开时，对所有参会单位进行了考核，对未参会或中途退出未再进入的省直单位及县（市）区档案主管部门进行了通报。通过这些方式，进一步强化了各单位对制度实施的责任意识，彰显了档案主管部门推动相关工作的决心，树立起了一抓到底的威信。
突出重点 抓好关键
一是抓好重点单位。省档案局专门制定了审批计划，将100多家省直单位分成3批，拟在3年内完成“三合一”制度实施工作。在数量安排上，主要集中在第二年，第一年和第三年安排的单位数量较少。在单位安排上，由于第一批单位实施时间紧、难度相对较大，因此优先选择了工作基础相对较好、配合度较高的省直协作组组长单位，将其作为重点单位进行突破，便于今后统筹力量推动所有单位的制度实施工作。同时，重点加强了对各系统单位的指导。如，针对检察系统，省检察院将制度编制工作纳入考核内容，通过加强指导有效缓解基层压力。
二是抓好重点门类。目前，部分单位比较重视文书档案，而对专业档案、科技档案、业务数据等，还未将之纳入管理视野。因此，省档案局专门将专业档案、科技档案等作为重点关注对象。审查时，如果应有相应门类，但未单独列出，就会马上反馈修改意见。如，有的单位申报的第一稿没有列明专业档案门类，却将相关文件材料作为专业档案进行管理。对此，省档案局一般在初审后退回，要求其重新修订。有的单位有各类高端无人机等大型设备，但在档案门类上未列出设备和业务数据档案门类，省档案局会要求其补充完善相关资料。同时，对不需单独划分专业档案门类或者专业档案划分不合理的情况，进行严格把关。如，有的单位原有专业档案门类20余种，明显存在门类划分不合理的问题，在省档案局的严格把关下，后划分成了地政类、矿政类等4个专业档案门类，每个专业档案门类下面再划分出4至5个类别。调整后的门类划分更加合理，便于今后档案的规范整理以及业务系统的整合。
三是抓好重点要素。在体例格式方面，省档案局要求各级各单位严格按照国家档案局的样例起草机关档案“三合一”制度。在样例基础方面，明确要求归档范围和保管期限表采用表格形式。在档号方面，进一步规范全宗号，并以此为契机，对以前全宗号不规范的进行全面调整。在字符使用方面，要求尽量按照国家档案局确定的位数和格式来编制档号。在类别代码方面，很多单位的档号编制不太规范，存在将项目代号放在档号中、项目代号长短不一等问题，省档案局与其反复沟通，说明统一档号的理由，确保档号编制规范。
四是抓好重点范围。在各门类归档范围和档案保管期限表中，省档案局将文书档案保管期限表作为重点进行指导审查。从前期工作情况来看，文书档案保管期限表互相抄袭的现象较突出。对此，省档案局在指导和审查时，重点突出职能特点，明确有些综合部门，如办公室、机关党委等，可以参考借鉴国家档案局8号令或者全省范本，但业务职能处室必须体现出职能特点。另外，指导各单位对照“三定”方案，将每个内设机构及其职责列成表单，再进一步细化，将每项职责分解成具体工作任务，并列出每项工作任务形成的文件材料。
全省机关档案“三合一”制度的实施刚刚步入轨道。接下来，省档案局将把其作为争取领导重视、提升档案意识、理顺档案管理机制、加强档案干部业务素质、提升机关档案工作水平的有利契机，进一步提高思想认识，优化工作机制，提升审查质效，高质量推进机关档案“三合一”制度实施工作。
原载于《中国档案报》2023年11月27日 总第4065期 第三版 | 