受访人简介
刘越男，管理学博士，教授，博士生导师。中国人民大学信息资源管理学院院长，中国人民大学电子文件管理研究中心主任，全国信息与文献标准化技术委员会副秘书长，全国档案工作标准化技术委员会委员，中国档案学会理事，中国档案学会科技档案与科学数据管理学术委员会副主任委员。入选教育部新世纪优秀人才支持计划，国家档案局国家级档案专家领军人才。主要研究领域：电子文件管理、数字档案馆、数据治理。
数字时代的浪潮深刻地改变了档案馆的功能业态和档案工作者的职业生态，迫切需要档案部门创新工作理念、方法和模式，重新思考档案工作的职责使命。
近日，国际档案理事会东亚地区分会第16次全体大会暨国际研讨会在深圳召开，特邀中国人民大学信息资源管理学院院长刘越男，围绕“数字时代档案工作的职责使命”主题，作了题为《亟待突破：中国电子档案移交接收现状调查》的报告。报告结合我国电子档案移交相关政策法规、标准规范的发展情况，分析我国电子档案移交接收工作的进展。会议期间，刘越男教授接受了本报记者的专访，就报告内容和研究成果进行了解读分享。她表示，我国电子档案移交接收工作亟需在移交范围、保管权责分配、系统支撑、实践模式方面取得突破。
记者：开展此项研究的背景是什么？
刘越男：我国正在自上而下地推动数字化转型，2023年2月，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，要求按照“2522”的整体框架进行布局，即“夯实数字基础设施和数据资源体系‘两大基础’，推进数字技术与经济、政治、文化、社会、生态文明建设‘五位一体’深度融合，强化数字技术创新体系和数字安全屏障‘两大能力’，优化数字化发展国内国际‘两个环境’”。数据资源体系首次成为与数字基础设施并列的基础。档案数据资源体系理应成为其中价值突出、富有特色的部分。
电子档案的移交接收是构建档案数据资源体系的基础性工作，近年来我国相关法律法规、制度标准围绕这项工作进行了引导和规范。比如2012年国家档案局颁布的《电子档案移交与接收办法》规定了电子档案移交的流程和要求。2021年1月1日起正式实施的新修订档案法，对该项工作提出了新要求。2022年实施的行业标准《电子档案移交接收操作规程》进一步明确了移交流程。在此背景下，掌握这项工作的实际情况并发现问题，进而明确对策，是有效推动档案数据资源体系构建的基础。
记者：课题采用了怎样的研究方法？
刘越男：研究采用问卷调查法收集数据。在国家档案局的支持下，中国人民大学信息资源管理学院课题组于2021年4月至5月对全国各级综合档案馆的档案移交接收工作进行了问卷调查，共回收有效问卷175份。其中，省级（包括省、自治区、直辖市）综合档案馆21份，市县级（包括地级市、市辖区、县级市及县）综合档案馆154份。在对调查问卷分析的基础上，课题组结合近年来的环境变化和工作进展，对我国电子档案移交接收现状进行了讨论。
记者：调查发现我国电子档案移交接收情况如何？
刘越男：主要有5个方面。一是电子档案移交接收进度。截至2021年5月，至少有13家（52.38%）省级综合档案馆和35家（22.73%）市县级综合档案馆已经开展原生电子档案移交接收工作。从时间维度看，在省级层面，最早开展该项工作的时间是1990年，最晚为2020年，进度差异较大。1990年至2010年为缓慢增长期，只有3家开展该项工作；2014年至今则为快速增长期，2014年至2020年间有10家（76.92%）开展该项工作。在市县级层面，1996年只有1家开展该项工作；2001年至2010年间陆续扩展至10家；2010年突然增长，2014年之后进入快速发展期。市县级档案馆接收电子档案起步稍晚，比例较小，但是发展节奏与省级档案馆类似。从数量维度来看，不同档案馆之间存在显著差异，甚至高达数千倍。在省级档案馆中，各馆接收原生电子档案件数从4000件到55.6万件不等，其容量从4.26GB到7000GB不等，综合来看，浙江、江苏、天津、上海、安徽的档案馆接收数量位于前列，这和当地经济、信息化发展水平呈现正相关关系。在市县级档案馆中，各馆接收数量从26件到100多万件不等，其容量从不足1GB到4577.28GB不等。
二是电子档案移交接收范围。我国各级综合档案馆接收的电子档案主要包括电子公文、数码照片、音视频和专用电子档案等。在省级综合档案馆中，普遍（90.91%）接收电子公文，较少（36.36%）接收专用职能类电子档案。而在市县级综合档案馆中，接收数码照片的比例最高（74.29%），音视频档案次之（62.86%），电子公文接收比例为54.29%，专用职能类电子档案相对较少（34.29%）。可以看出，省级层面的电子公文接收比例显著高于市县级层面，市县级综合档案馆常规性原生电子档案接收工作相对滞后。
三是电子档案移交时间。《电子档案移交与接收办法》规定“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交”。多数综合档案馆参考了该规定，同时也存在一些特殊情况。在省级层面，63.64%的档案馆规定5年内移交，9.09%的档案馆要求实时移交，少数档案馆的电子档案移交时间与纸质档案移交时间相同，还有部分档案馆刚刚开始探索电子档案移交接收工作，移交时间尚不明确。在市县级层面，65.71%的档案馆规定5年内移交，20%的档案馆要求实时移交，2.86%的档案馆要求次年移交，2.86%的档案馆分类设定移交时间（即文书档案为10年，声像档案为次年），8.57%的档案馆没有说明电子档案移交接收时间。综合来看，电子档案形成后5年内移交是主流选择，而实时移交和次年移交也在较小范围内得到推行，与传统载体档案的移交时间具有显著差异。
四是电子档案移交接收模式。目前，我国综合档案馆主要采用双套制移交接收的模式。该模式要求无论移交的是传统载体档案还是原生性电子档案，需要一并移交其数字化复制件或纸质打印件。在已开展原生电子档案移交接收的档案馆中，已有8家（38.1%）省级综合档案馆和12家（7.8%）市县级综合档案馆开始探索电子档案的单套制移交接收。
五是电子档案移交接收质量。调研发现，各级档案馆的电子档案移交接收都面临质量问题。电子公文、数码照片、音视频占据移交接收的主体，面临不完整、不可读、不真实的质量风险。省级档案馆面临的问题按存在的普遍性高低排序包括不完整（缺文件、附件等）（72.73%）、未移交特定格式电子档案的相应软件平台（27.27%）、无法确认真实性（18.18%）、无法读出（18.18%）、压缩文件受损（18.18%）、加密文件无法解密（9.09%）。市县级档案馆面临的问题依次是不完整（57.14%）、未移交特定格式电子档案的相应软件平台（40%）、认为存在无法确认真实性（28.57%）、无法读出和压缩文件受损（22.86%）、加密文件无法解密（8.57%）。两个层级的调查结果高度一致。另外，分别有9.09%的省级档案馆和28.57%的市县档案馆表示不会同时接收元数据。
记者：基于以上情况，您对此项工作的未来发展有哪些思考？
刘越男：数字中国战略的实施对档案数字化转型提出了迫切要求。2022年底，我国政府服务一网通办已经实现了全覆盖，全国政务服务平台联通了31个省、7个跨省区域的政务服务平台。2023年7月底颁布的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》第四条规定“来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交”。另外，5年的移交年限规定极大地缩短了文件形成与档案移交之间的时间差。对于综合档案馆而言，政府服务领域电子档案移交接收已在眼前。
档案馆需要为大批量电子档案移交接收做好准备。电子档案单套制移交接收亟需突破。为此，需要下定决心开展档案数字化转型，建议有条件的档案馆为单套制电子档案移交接收开列实施时间表；树立“档案是数据精品”的意识和成本效益意识，衡量档案数据保存的成本，改革移交范围的规定，减轻市县级档案馆保管长期档案的压力；加强数字档案馆系统建设规划与实施，探索系统集中建设的新模式，通过模式创新带动工作进展。
原载于《中国档案报》2023年12月11日 总第4071期 第一版 | 