全面推行三合一制度，是“十四五”时期深入推进档案资源体系建设，加强档案资源质量管控的基本内容之一，对规范机关档案工作，提高归档文件质量，优化档案资源结构，提升信息化水平具有重要意义。中国民航局高度重视这一工作，紧跟国家档案局部署要求，精心统筹规划、科学有序推进，于2023年9月完成编制工作，成为第一批通过审查的中央和国家机关之一。
回顾编制过程，总结工作经验，具体做法有三，供参考借鉴。
理解“三”的要求
准确理解三合一制度中“三”的内容和要求是做好制度编制的重要前提。“三”，即机关档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表，分别要求做到科学规范、系统完整、合理准确。
首先是科学规范制定档案分类方案。一方面，档案门类划分要齐全规范。在制度编制中，易出现两类问题。一是一级门类设置不全。如，漏编机关已产生但尚未实施统一管理的档案门类。二是二级门类设置随意化。如，将本属于基建档案的信息化项目档案列为科技档案二级门类。基于此，在划分门类时，既要结合实际，覆盖本机关已有和应有的全部档案，避免缺门少类，又要以《机关档案管理规定》和本机关综合档案管理制度中的相应规定为重要依据，做到规范设置。
另一方面，档案分类项和档号编制要科学合理。在实际工作中，易出现两类问题。一是分类项不科学严谨。如，把照片档案使用载体类型作为分类项；人事档案缺少年度分类项；会计档案除使用年度、保管期限外，还以会计资料类别进行分类等。二是档号结构混乱、字段指代不清、字段位数不一等。这些问题产生的根源在于对各门类档案没有形成相对一致的整理思路。
要解决这些问题，应从两点出发。一要尽可能使用年度、保管期限、机构（问题）、类别这4个常用分类项统一档案分类。二要尽可能使用由全宗号、档案门类代码、保管期限、机构问题、件号顺序组成的“五段式”通用档号结构统一档号编制。如，民航局使用了4个常用分类项及“五段式”通用档号结构，基本满足了档案分类及档号编制需求，实现了分类整理的协调呼应。
其次是系统完整编制文件材料归档范围。编制文件材料归档范围的核心要求是穷尽本机关全部工作职责，做到系统全面。编制要点是结合本机关“三定”方案，细化至各部门乃至各处室的具体职责和分工要求，要特别关注机关核心业务。
具体做法有两种。一种是按照机关各司局的内设处室，梳理具体职责分工，确保归档范围完整系统。另一种是广泛征求意见，充分调研沟通，开展试行试用。这两种做法既确保了机关职责全覆盖，又有利于掌握各部门核心业务产生的文件材料情况，以便科学设置档案门类。
最后是合理准确划分档案保管期限。划分保管期限的基本要求是合理准确、繁简得当。具体做法是：针对文书档案，参照国家档案局8号令确定；针对照片、录音、录像、实物等，可简化处理，一般划分为永久；针对专业档案，可与业务部门充分沟通，根据实际合理确定。如，民航局航空器驾驶员执照专业档案，原定结论性文件保管期限为永久，过程性文件为定期30年，但结合近些年此类档案在事故调查、国际民航组织安全审计等工作中利用频繁且在较长时间内具有重要价值，经与业务部门沟通协商，将其保管期限调整为永久。
把握“合”的精髓
三合一制度的关键在于“合”。深入把握“合”的精髓要义，要从深化认识、掌握方法、难点突破上下功夫。
首先是深化认识、解放思想。思想是行动的先导。要做好工作，首先要解决思想认识上存在的问题。具体到编制工作中，要做到两点。
一是纠正一个认识误区。在开展编制工作中，工作人员往往存在一个认识误区，即机关通常对各门类都制定了相应的分类方案、归档范围和保管期限表，编制三合一制度就是将各门类档案三方面的内容叠加在一起。
上述种种问题的出现，正是基于这样一个错误认识，根源是没有理解“合”的核心要义，即三合一制度不等同于三者的简单叠加，而是各门类档案管理理念与整理思路的融会贯通。
二是放下一个思想包袱。编制过程中，工作人员往往过多顾及既有做法，对调整之后的工作量表示担忧，这一思想包袱恰恰禁锢了编制思路。应当认识到，实施制度后，可遵行“老档案老方法，新档案新方法”的分类整理方式，无需纠结既有做法，应按照新的规范要求“轻装前行”。
其次是掌握方法、提高效率。解决了思想认识问题，再来探讨“合”的方法。在编制工作中，民航局采取了“绘制‘一张表’、理解‘一幅图’”的做法，不仅方便操作，还提高了编制效率。
一是绘制“一张表”。“合”的目的之一在于统一机关内不同门类档案的整理规则和整理要求，并体现在档案分类及档号编制上。为此，民航局绘制了一张以通用档号结构为主要项目的表格，将各门类档案分类项一一填入对应档号字段，达到使原来五花八门的分类方法与档号结构协调统一的目的。
二是理解“一幅图”。“合”的另一个目的是解决电子档案规范整理、科学合理存储问题。实践证明，依靠档号构成要素实现科学存储是最简便有效的方法。因此，民航局专门制作了通俗易懂的结构示意图，并将之与实践相结合，按照档号结构逐级建立文件夹，在最低一级文件夹中存储相应的电子档案。
最后是突破难点、整体推进。专业档案业务特点较强，在分类、整理、档号编制方法上容易被特殊对待，往往成为编制的难点。如，民航局航空器驾驶员执照专业档案工作存在管理内容不全、既有整理方法过于强调专业特殊性等问题，导致其分类与档号编制难与机关其他门类档案协调统一。
为突破这一难点，在国家档案局馆室司领导和专家的悉心指导下，工作人员与专业司局深入研讨、重新梳理业务内容与程序，明确了“三结合”原则，即结合业务管理要求，确定专业档案的内容和类别；结合多维度利用需要，调整分类方法与档号结构；结合电子执照管理要求，规范执照电子档案整理与存储工作，最终形成符合要求的分类方案。
明确“一”的体现
三合一制度中的“一”即为编制工作内容与形式的体现，主要包括两个方面。
从含义内容来看，三合一制度是机关在实践中形成的，规范和指导文件材料形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等环节工作的一项基本档案制度，也是各机关均需编制并经审查后实施的一项重要工作制度。
从形式结构来看，三合一制度由两部分构成。其中，档案分类方案包括门类划分、分类方法及档号结构、编号规范，通常用文字形式呈现。各门类文件材料归档范围和档案保管期限表一体编制，通常以表格形式呈现。应注意两部分内容的一致性，避免出现门类设置与分类方法矛盾冲突的情况，确保做到系统全面、逻辑严密。
原载于《中国档案报》2024年1月4日 总第4081期 第三版 | 