近年来，随着信息化建设不断深化，档案工作的对象、方法、功能、角色等发生巨大变化。面对大变局、大挑战，高校档案工作要把握变与不变，推动高质量发展。
一、高校档案工作的“变”与“不变”
信息化浪潮给高校档案带来哪些“变”与“不变”？回答这一问题，首先要明确其工作机制和流程，从而建立观察坐标。
（一）“不变”：基本内核保持稳定
高校档案工作的基本内核是什么？可概括为“三大主体”“四个体系”“四个环节”。
“三大主体”指档案工作流程涉及的主体，即立卷单位、档案馆、用户，三者唇齿相依，共同推进工作开展。立卷单位是档案的来源，决定归档的具体内容。各单位档案员承担收集积累档案、及时整理移交等工作职责。档案馆是档案保管和利用中心，是档案资源集中永久保管基地，也是提供利用服务、挖掘档案价值的主体。档案馆内部分工合作，具体工作流程包括：收集指导办公室将档案接收入馆，整理检查后提交给管理利用办公室，由其二次检查确认后完成入库，技术编研办公室提供全过程技术支持和安全保障。用户则是档案价值实现所在，因为存档的目的在于利用。
“四个体系”指档案治理、资源、利用、安全体系。档案馆的核心资源是档案，所有工作围绕如何完整齐全收集、合理序化管理、安全长期保存、深度有效利用等开展。做好这些工作需要学校层面统筹协调、校内各立卷单位与档案馆内外协作、档案馆内部团结合作，以及全流程各环节顺利衔接，因此，应建立一整套工作制度和专业规范，这也是“四个体系”建设的内涵。
“四个环节”是指档案工作业务的收、管、存、用，即从立卷单位接收档案，整理序化管理，长期安全保存，以及提供利用。
（二）“变”：从载体控制向系统控制转变
在数字化转型的当下，所谓“变”，指的是“三大主体”的关系、“四个体系”的内容以及“四个环节”的开展方式的变化，集中表现为从载体控制向系统控制转变。
“载体控制”指的是通过保障载体安全而实现档案实体和信息安全的管理模式。传统环境下，档案的主要载体为纸张，档案信息与载体浑然一体。载体安全稳妥，其原始记录性便得以保证，内容就真实可信，可成为法律认可的凭证。档案工作主要以保障纸质档案的安全和有效利用为基础构建理论体系和业务标准规范。
数字化环境下，业务办理从线下“搬”到线上，文件形成环境完全数字化，电子文件成为档案的主导形式，档案由肉眼可见、可直接触摸的实体向通过机器读取的数字化0和1转变。收、管、存、用一系列业务需要依靠业务系统、管理系统、检索利用系统得以完成。同时，电子文件修改无痕、内容与载体可分离、人工无法直接识读、高度依赖机器设备等特点，使电子档案的安全性、真实性、可靠性、完整性等需要依靠系统来予以保障。档案工作理论体系的构建、业务标准规范的制定随之转变为通过系统维持虚拟存在，这种管理模式被称为“系统控制”。
从载体控制到系统控制并不是完全互相切割的两个阶段。载体控制模式下有系统的介入，系统控制模式下也需要载体控制的方法。国内档案工作在20世纪90年代引入档案管理系统，这一时期，系统主要承担目录著录、查询等功能。而在系统控制模式下，载体控制对存量档案的管理仍然起着重要作用，如库房管理、档案保护和修复等。对于增量的原生电子档案，或者保护性的和便于利用的存量档案扫描件，则需要功能更完备的基于系统控制的档案管理系统来开展业务。
二、科学谋划“四个体系”建设
在高校档案工作中，治理体系主要指保障档案工作顺畅有效进行的制度规范，包括上级主管单位的相关规定、学校的相关规定、档案馆内部各项工作准则、档案业务各个环节的专业规范等。资源体系关注档案馆所接收档案的总量、内部结构（不同类别、不同单位档案的构成情况）、空间布局（库房如何存放方便管理和利用、电子档案存储和备份）等。利用体系指利用档案为学校教学、管理、科研、社会服务等职能服务。安全体系包括保障档案实体和信息安全的基础设施、制度规范和技术手段，确保实体不损毁、不丢失，信息不失密、不泄密，以及档案长期保存、可读、可用。科学谋划“四个体系”建设，是推动高校档案工作高质量发展的关键。
（一）治理体系建设：以制度体系为抓手
《“十四五”全国档案事业发展规划》要求，“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”。制度建设既是治理体系的重要内容，也是统领资源、利用、安全体系建设，规范收、管、存、用等业务工作，使高校档案工作走向规范化、现代化的重要抓手。
高校档案馆制度体系建设应着眼当前制度基础，充分考虑电子档案管理业务的需求，并以“三大主体、四个体系、四个环节”为框架进行系统性设计和规划。目前，国内各高校档案工作制度多以传统载体为背景制定，从构成上看，安全部分有待加强。泛在的数字化环境使档案形成环境彻底改变，业务线上化、让数据多跑腿成为常态，比如OA承担学校文件办理业务，学生管理系统负责学籍及成绩单管理和生成。档案管理越来越依赖系统，工作模式发生了由载体控制转变成系统控制的巨大变化，需构建一套基于系统控制的制度体系来适应新形势，促进新发展。
（二）资源体系建设：向电子档案倾斜
档案馆资源体系建设要对馆藏进行结构分析，从而更有针对性、科学合理地进行馆藏规划和管理。因此，不仅要考虑存量和增量，而且需关注增量中的纸质与电子的数据对比情况，还应进一步了解产生机构、类别构成等。总体而言，接收重点不断向电子档案倾斜，电子档案占比逐渐增加，且增速越来越快。
从北京大学档案馆近3年增量文书档案统计数据来看，电子档案呈爆炸式增长，增量档案电子化日益明显。初步观察这些电子档案，来源上包括4个部分，分别是：各类业务系统（包括OA系统、学生管理系统、科研管理系统等），各归档单位在办公软件上形成的有价值的文档、报表等，数码设备、专业软件形成的各类电子文件，各类新媒体平台形成的多媒体电子文件。
这些电子文件形成平台异构、格式各异、技术参数各不相同，复杂度远超纸质档案，尤其迫切需要解决这些电子档案的收集问题。北京大学档案馆于2019年10启用新开发的管理系统，实现办公软件、数码设备产生的电子文件的在线接收，并正在分步骤推进业务系统产生的电子文件归档。
（三）利用体系建设：整合资源促服务
大学的职责包括人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新、国际交流合作等。档案工作应服务学校中心工作，为学校各项发展建设工作提供信息服务。随着信息技术的发展，大数据、海量数据存储、数据挖掘等技术引入到档案管理工作中，大大提高了档案信息处理的精细度，信息显示最小单位从“页”细化到“关键词”，档案查询定位、档案之间关系的揭示变得日益简单和多维。
随着资源整合、内容深度开发日益成为档案服务的新方向，要加快塑造档案馆作为权威信息空间、学术空间、文化空间的新形象。具体来说可从3个方面着手。一是充分运用新技术，细化对馆藏资源的描述，挖掘立卷单位、形成时间、类别间的多维联系。二是深挖档案的学术研究价值，为科研提供支撑。可对馆藏进行细分，并根据档案间的联系选定某一主题进行深度研究。美国密歇根大学本特利历史图书馆的做法值得借鉴。他们设立了奖学金，支持与馆藏有关的特殊领域的学术研究，如建筑史研究、需要用到馆藏的博士论文或者博士后研究等。三是着眼长远，合理策划，根据高校的特点，推出系列产品（如历史沿革系列、基础汇编系列、名人名师系列等），打造档案文化空间。此外，在“全环境育人”理念下，高校档案机构应成为有形物质世界的现实教育场域，这些系列产品既能彰显档案馆的文化属性，也是教育学生的生动素材。
（四）安全体系建设：实体与信息“双保险”
档案保护的基因根植于档案业务的方方面面，如库房管理的“八防”，利用过程中的隐私保护、政策把握等。数字化转型背景下，档案保护面临转型升级，这一点在信息（数据）安全层面表现尤为突出。
高校档案安全工作应做好以下5个方面。首先，补短板、强弱项，完善安全方面的制度建设。第二，加强风险防范意识，提高风险隐患排查能力。根据《档案馆安全风险评估指标体系》所列三级指标定期对档案馆的风险因素逐项排查，形成评估报告。第三，根据风险评估报告，及时消除安全隐患。第四，建立与制度体系配套的人防、物防、技防“三位一体”防范体系。在档案日益数字化、档案工作日益系统控制化的背景下，尤其要加强技术力量和技术人才配备。同时，强化全员安全培训，提高整体应对能力。第五，完善突发事件和自然灾害等不可抗力引发的安全风险处置预案，做好异地异质备份。
当前，高校档案工作正由载体控制向系统控制转变，面对“变”带来的挑战，应以“不变”的定力去应对。要科学谋划“四个体系”建设，处理好“三大主体”关系，用信息化赋能“四个环节”，助推高校档案工作高质量发展。
（作者系北京大学档案馆助理研究员）
原载于《中国档案报》2024年1月18日 总第4087期 第四版 | 