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全国档案工作暨表彰先进会议述论之三

10年间馆藏增长175.9%,如何记录留存好

作者:本报评论员

来源:中国档案报

2024-02-29 星期四

    2013年底,全国各级综合档案馆藏档案42454.5万卷(件)。这一数字在2022年底已变成117148.7万卷(件)。10年间,馆藏增长175.9%,为档案资源建设写下有力注脚。

    如何理解这一增长?需要回到档案和档案事业的特质上来——经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。没有一种记录能像档案一样,真实完整全面地呈现人们的实践探索;没有一项事业能如档案事业这般,将自身与各行业各领域各方面紧密相连。这些特质,成就了档案资源的爆发式增长,塑造了档案事业现代化和高质量发展的美丽风景。

    理解了这一点,我们就能更深刻地认识到,欣欣向荣、日新月异的中国,哺育了生机勃勃、大有作为的档案事业。自觉在强国建设、民族复兴伟业中谋划和推进档案资源建设,成为“记录好、留存好”的核心密码。

为何责无旁贷?

    记录留存历史的方式多种多样,为何档案最佳?其天然优势何在?湖北为湖泊建档的事例给出有力回答。

    湖北素有“千湖之省”美誉。据史料记载,清代同治年间,该省百亩以上的天然湖泊达1500个。但随着城市化进程不断加快,人与湖争地愈演愈烈。截至2012年,数量仅剩728个。湖泊大保护刻不容缓。

    治理和保护首先要有基础信息,但当时,只有这些湖泊的零散记录,没有一个部门能拿出详细资料,讲清具体变迁。

    没有信息支撑,何谈科学治理。此后,全省虽开展了湖泊志的编撰工作,但志书收录的信息并不完整,有的只配了几句话,一些小湖甚至只有一个名字,所发挥的参考作用依然有限。

    什么样的信息称得上“好用”?水文状况、水生动植物、历史最高和最低水位、有关历史人物等,都对治理、保护、开发有助益。而对这些信息加以全面完整收集整理正是兰台所长。

    于是,湖北省档案部门主动出击,筹划为湖泊建档。他们除了寻求与省水利厅等相关机构合作,还广泛动员民间力量。经广泛收集、系统整理,全省湖泊信息得到完整记录,为贯彻新发展理念,开展保护治理提供可靠支撑。

    分析可知,档案记录留存的天然优势有三。

    ——来源广泛全面。

    数据最有说服力,2021年和2022年,全国各级综合档案馆接收档案均突破万亿卷(件)。不只接收了立档单位形成的档案资源,还主动收集了重大战略、重大工程、重大项目、重大活动等领域的档案。

    相较于已建立稳定工作机制的立档单位,这些领域档案的形成有其特殊性,体现出跨部门、跨层级、数量大、载体多等特点。在档案部门的持续努力下,近年来,“四重”档案工作机制日益完善:去年,20余个省区市以两办名义印发加强重特大事件档案工作专门文件,成都大运会、杭州亚运会等重大活动将档案工作与筹备服务保障工作同部署、同落实,全国3239个档案主管部门在监督检查中将档案资源建设作为重点……

    ——内容完整系统。

    档案归集过程中,缺乏某一方面档案怎么办?如,上海没有具体脱贫攻坚任务,脱贫攻坚档案如何归集?市档案馆转换视角,将重点放在帮扶援助上。上海对口支援工作前后接续28年,涉及西藏、新疆、贵州、青海、云南等地,留存了丰富翔实的档案资料。通过与市合作交流办加强沟通,及时归集相关档案。

    档案面临散失风险怎么办?去年,县级人民银行机构撤销后,浙江省档案部门第一时间行动起来,在全国率先实现撤销机构档案全部进馆。

    档案部门力量有限怎么办?在江苏张家港,群众积极参与乡村记忆影像拍摄、方言语音建档,汇集26万多张照片,建成时长681分钟的乡音数据库。

    ——方法多种多样。

    有接收上的创新。如,广东持续推进档案提前移交进馆期限改革试点工作,省政府办公厅作为试点单位,已实现提前移交进馆常态化,2021年初便开展了形成满1年档案的提前移交进馆工作。

    有征集上的拓展。如,福建与台湾地缘相近、血缘相亲,历史上多次出现以闽人为主的大陆居民大规模移居台湾的高潮,留下大量珍贵档案文献,福建面向海内外开展“迁台记忆”档案文献征集,引发强烈反响。

    有采集上的尝试。广西立足铸牢中华民族共同体意识示范区建设,大力开展民族历史与文化口述历史采集。

    可见,档案资源的独特优势集中体现为政治性与专业性的结合,即围绕“国之大者”,记录留存完整全面准确的信息。正是基于这一天然优势,记录好留存好新时代伟大奋斗历史的重任责无旁贷地落在了档案部门的肩上。

何以尽展其能?

    各级档案部门归集“两类档案”目录8000余万条、档案数字资源1500余万件;南水北调中线工程档案管理工作从2005年正式启动,历时18年,32万卷工程项目档案完整汇集……透过抽象的数据,新时代伟大奋斗历史跃然眼前。为什么档案部门能在记录留存中尽展其能?顶层设计当居首功。

    ——看制度保障,发展环境越来越好。

    把目光投向最基层:福建三明将全市各行政村文书确定为本村兼职档案员,并将村级档案员视同“农村六大员”,使其享受相应待遇;浙江磐安县档案主管部门推动将“村档案员”纳入“山城办事员”制度,实现村报账员、村档案员、村便民服务中心代办员、“丰收驿站”办事员“四员合一”,由全县统一选聘,有力解决了村级档案“无人管”的痛点。

    ——看法治保障,资源网络越织越密。

    除了关涉档案资源建设的法规政策标准不断完善,还积极发挥监督考核“指挥棒”作用,带动档案资源建设提质扩面增效。“十四五”以来,国家档案局对21个省区市、58家中央和国家机关、60家中央企业进行档案工作监督检查,均将档案资源建设作为重点。副省级以上综合档案馆业务建设评价中亦是如此。多地还主动将评价向市县延伸,使档案资源网络更为细密。

    ——看机制保障,协同效能越来越强。

    山东汇总归集全省革命历史红色档案资源目录数据28万条、黄河故事山东篇章专题档案资源目录数据63万条、经略海洋档案资源目录数据11万条。数据的顺利归集既得益于局馆的密切协同,又离不开各层级的通力配合。协同不只体现在档案系统内部。以档案工作服务农村基层社会治理试点为例,国家档案局和民政部联合确定39个试点地区,26个省区市668个乡镇(街道)10416个村(社区)参与其中,极大推动了村级档案资源规范化建设。

    实践证明,制度、法治、机制三重保障越完善,档案资源独特优势的发挥越充分,资源建设的成果越丰硕。

如何精准发力?

    虽然资源建设新成果不断涌现,但档案部门拒绝躺在功劳簿上,而是始终与时代同步伐,主动向档案资源数字化转型发力。

    他们清晰看到,随着数字经济、数字政府、数字社会快速发展,电子发票、电子公文、电子证照、政务服务事项、工程文件等原生电子文件在线生成日益普遍。更为重要的是,这不仅是信息生成方式的巨大改变,更是资源组织方式的全面重构,迫切需要对业务流程进行再造和变革。

    如何变?不仅没有现成的路可走,而且难点堵点颇多。既包括法律法规和管理规定不健全、相关主体职责划分不明确、标准执行不统一等制度方面的问题,也涉及信息化系统建设各自为政、业务系统五花八门、数据孤岛难以破除等实施层面的困扰。

    他们看到了这些,却不曾裹足不前。试点探索成为“破冰”之法。机关业务系统电子文件归档与管理试点、建设项目电子文件归档和电子档案管理试点、企业集团数字档案馆(室)建设试点等持续推进,各试点单位敢想敢干、敢闯敢试,形成一系列可借鉴可复制的经验。以增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点为例,通过总结3批近600家单位的试点经验,形成《电子发票全流程电子化管理指南》,提供破解难题的权威指引。

    在“自下而上”的具体经验日益丰富的同时,“自上而下”的顶层设计也在不断完善。近年来,从中央到地方,各级主体纷纷加大法律法规和政策标准供给力度。从类型看,既包括档案法及实施条例等法律法规,也涵盖《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等制度规定,还囊括《电子档案证据效力维护规范》等标准规范。

    “自下而上”与“自上而下”的相互促进与汇聚,推动着档案资源数字化转型的步伐不断向前。截至2022年底,全国各级综合档案馆藏电子档案2372.9TB,较2021年增长45.6%,便是有力证明。

    资源建设结硕果,组织和运行方式亦有突破。电子档案单轨运行的相关探索成效显著。拿政务服务电子文件归档工作来说,云南建成覆盖从省到村五级政务服务部门、衔接省市县三级综合档案馆的通用电子档案管理系统,建成当年即归档电子文件1167.68万件;福建部署省直机关电子档案一体化集中管理平台,前端对接省级网上办事大厅,后端联通省档案馆电子档案移交接收系统,实现政务服务电子文件在线归档和移交接收。

    在日日常新的实践探索中,档案资源日复一日地累积,不仅呈现着宏大的时代景象和国家记忆,更凝结着新时代每一名建设者的奋斗足迹和真切向往。从这个角度回望,10年间近8亿卷(件)档案的增长,蕴藏的不仅是在中国共产党领导下中国人民埋头苦干创造的辉煌历史,更饱含着用中华民族特有的勤劳、智慧和勇毅开创的美好未来。

    (有关统计数据引自《全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要》)

    原载于《中国档案报》2024年2月29日 总第4103期 第一版

 
 
责任编辑:实习编辑 阮伸伸
 
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