每年到“小升初”“初升高”的时候，因档案管理工作的缺失，时而出现学生成长档案“断档”的现象。业内人士指出，出现档案不翼而飞的情况，一方面是因学生本人不够重视，另一方面是因学校档案管理不规范所致。那么，教育档案应如何妥善保管呢？
中小学档案管理亟待加强
一直以来，大部分中小学的档案管理处于纸质化存放托管状态。对此，宝葫芦集团董事长、总裁孙连峰认为，目前的中小学档案管理，仍停留在临时保管不便利用的阶段，这就难免会出现“档案用时方想起，回首不知在何处”的局面。
大多数人都知道教育档案包括学生的个人经历、学籍、成绩单、奖惩证明、入团材料等，却未必能说出这些档案究竟能派上什么用场，大家只是关心考试成绩和学校排名，却忽略了档案的重要性。事实证明，因档案“下落不明、无处可查”的后果之一，便是在关键时刻，带来很多不必要的麻烦，甚至因此上不了学。
“教育档案真实记录了学校教育、教学、管理、建设和发展等各方面的情况，这是一个非常重要的民生工程。”孙连峰说。
“档案管理云平台”填补行业空白
位于安徽省合肥市的宝葫芦集团，是一家致力于档案信息化的高新技术企业，承担了国家档案局多个年度科技计划项目。目前，该集团拥有发明专利7项、实用新型专利36项、著作权和软件产品91项。
2016年1月13日，“档案管理云平台”在合肥发布，国家档案局有关部门负责人以及安徽省档案局、安徽省教育厅、合肥市档案局等单位领导参加了发布仪式。据介绍，该平台系宝葫芦集团自主研发与设计，专门针对教育档案管理信息化、数字化的需求，实现档案数据资源互联互通。该平台的推出，凭借“互联网+”的优势，填补了国内档案信息化行业应用的空白。
孙连峰介绍说，“档案管理云平台”模式不需要设备投入，凭用户账号和密码登录高安全性的平台进行档案管理，不仅大大降低了档案管理难度和人工成本，而且符合国家节能减排的大方向，做到“轻资产”管理。
“基于平台的应用，可以满足用户对档案‘收、存、管、用’基础应用的需求，做到互联互通、自定义层级管理，有效打破教育档案管理中的信息孤岛。”孙连峰补充道，通过线上线下的监管，还可以实现档案的永久存储，便于随用随调。
化繁为简惠及中小学生
“档案就好比一个毕业生的隐形身份证，每个人从入学到毕业再到升学，档案都如影随形。”在孙连峰看来，档案的重要性不言而喻，档案的管理应提升到标准化水平。
目前，“档案管理云平台”已在合肥市肥东县主城区中小学校顺利入网，基本实现了全覆盖，近7万名中小学生的档案都进入了该平台。
“建立健全教育档案，不仅能保存中小学管理与建设、改革与发展等方面工作的原始记录，还是中小学校领导决策的重要依据。”肥东县教育局相关部门负责人说。教育档案管理工作与教学工作同等重要，同时也是衡量一所学校管理水平的重要标志，做好教育档案管理工作，是发展的需要，更是学生和家长的需要。
“档案管理的云服务模式，不但没有高额的信息化建设和维护费用，还增强了教育档案数据的安全性、保密性，数据存储在高规格、高安全级别的云中，安全可靠，便于长期利用。售后服务从线下转到了线上，投入人力物力很小，部署很快，效率很高，又符合档案管理工作的专业标准，切实为我们解决了多年来的档案管理难题。”肥东县一位校长坦言，专业化管理平台大大提升了学校的档案管理水平。
目前，“档案管理云平台”已服务肥东县全部入网学校，达到了预期效果。宝葫芦集团荣获了“中国档案行业‘互联网+’领军企业”“中国档案行业最佳云服务商”等称号。国家档案局有关部门负责人说：“基于互联网助力档案服务业发展，我们要借助移动互联技术和档案管理云平台，让档案人智慧的光芒播撒在五彩缤纷的祥云之上，为人民群众带来更加美好的风景。”
原载于《中国档案报》2019年3月7日 总第3343期 第三版 | 