甘肃省档案局馆代表在会上介绍档案网站建设情况 张雪 摄
甘肃省位于祖国大西北，地处黄河上游，地域辽阔。地势自西南向东北倾斜。地形呈狭长状，东西长1655公里，南北宽530公里，总面积45.4万平方公里。省辖14 个市、州，一个国家级新区，86个县（市、区）。全省共101家综合档案馆，3个专业档案馆（兰州市城建档案馆、天水市城建档案馆、嘉峪关市城建档案馆），4个部门档案馆及2个文化事业档案馆（兰州大学档案馆、西北师范大学档案馆）。101个综合档案馆中有51个档案馆已经建立档案网站。省档案局馆和14个市（州）档案局馆都已经建立网站，其中金昌市档案局网站是作为政府网站群的子站挂靠于金昌市政府信息化办公室，省局和其余13个市（州）档案信息网均为自己建设和维护；86个县（区）档案局中，有36个县（区）已经建立档案网站，其中26个档案网站为自己建设，10个县（区）的档案网站作为当地县（区）政府网站群系统的一个子站挂接于政府服务器上，由政府做系统支撑和保障。从全省已经开通的档案网站发展状况来看，网站内容方面主要以新闻动态类、政务公开类、法律法规类及馆藏档案介绍类的栏目为主。在馆藏开放档案网上查阅、网上业务办理及档案资源的发掘方面还是个短板。
在甘肃省已经正常运行的档案网站中，甘肃档案信息网已成为甘肃档案事业的窗口，是为社会公众提供档案信息服务的第一平台。甘肃档案信息网由甘肃省档案局、甘肃省档案馆、甘肃省档案学会主办，于2001年12月7日正式开通。网站从无到有，规模从小到大，内容不断创新，功能不断完善。运行10年之后，原有的网站架构及容量已经远远不能满足现代档案大数据业务需求，无法立体展示档案利用成果，无法满足信息时代公众对公共档案馆网站信息的查询利用。经过反复的考察及需求分析，省档案局馆于2012年对甘肃档案信息网重新做了升级开发。购置新的网站群管理系统及新型高性能服务器，增加网络防火墙系统、网页防篡改系统等网络安全硬件设施。在扩大省局网站容量的同时，也为全省没有档案网站的市、县级档案馆制作、挂接子站，避免重复开发带来的浪费，又能够实现资源整合，发挥更大的社会效益。网站群在做好档案业务情况介绍、档案工作宣传、文化历史类信息内容的基础上，增加模拟展示功能及互动类网站功能。甘肃档案信息网设置档案讯息、政务公开、档案文化、馆藏档案、业务工作、法律法规、公众服务、精神文明六大版块。下分60个二级栏目。共上传4200多条各类信息。
在网站软硬件不断完善和改进的同时，网站管理制度也相应建立。省档案局馆于2012年10月制定了针对于甘肃档案信息网主站的《甘肃省档案网站群管理办法》，于2014年制定了指导和监测各市（州）级、县（区）级档案网站建设的《甘肃省档案网站管理办法》和《甘肃省档案网站规范化管理水平测评办法》。省、市、县三级档案网站管理办法的制定，标志着我省档案网站建设总体目标已确定。但是，我们依然需要紧随信息化飞速发展的步伐，不断地优化、创新，以满足新形势下社会公众对档案工作的需求，更好服务公众，达到更大的社会效益。
一、分处室管理栏目。信息内容是档案网站建设的核心，内容的优劣直接决定了一个网站建设的水平。甘肃档案信息网60个栏目的内容建设均由13个处室按照业务分类不同承担。每个处室分配两个账号，分别是信息上传和审核两个角色。各处室设置一名网站信息员，负责管理本处室各栏目内容的维护。各个栏目内容由信息员上传至网站后台，通过处长审核后发布。分处室管理栏目能够充分发挥分布式管理的优势，尽最大限度地发掘相关业务处室的信息资源优势，使得网站内容更加生动、丰富多彩。
二、信息集中报送。网站开设市州聚焦栏目发布全省各市（州）、县（区）档案讯息。由各市（州）、县（区）档案局确定一名信息员及报送邮箱在省站备案。各县（区）档案局信息员将本地方档案讯息报送给本市（州）档案局信息员，并在本市（州）档案信息网站刊登，本市（州）档案局信息员汇总本地区档案稿件统一向省局网站上报。省局网站只接受并采用各市州信息员通过专用的邮箱报送的稿件。
市州聚焦栏目配合国内视点栏目、局馆快讯栏目等，将各市（州）、县（区）档案信息的集中报送纵向展示各级档案部门工作动态。横向结合不同类型的栏目，使得甘肃档案信息网成为地区性展示档案工作的信息平台。以互联网为纽带使档案和档案工作不断走向社会、走近民众。
三、网上报名系统。配合档案干部教育工作，网站设有网上报名系统。参加档案干部教育的学员首先通过网站报名系统进行预报名，预报名成功的学员才能在培训班现场报名参加培训。
网上报名系统的使用，大大方便了教育培训前期各项准备工作的开展。也为局馆配合档案信息中心建设即将实施的档案干部远程教育系统投石问路、积累经验。
四、档案查询功能。作为档案网站的特色，档案查询系统以崭新的方式服务社会，甘肃档案信息网档案查询系统以14个市（州）及省馆为单位，查询省档案馆及各个市（州）、县（区）档案馆的馆藏开放档案及现行文件。以题名、责任者、成文日期、档号、全宗号及文件编号6种方式查询。按照“谁提供、谁负责”的原则，各市（州）、县（区）档案馆提供的开放档案都经过本单位档案鉴定委员会审核通过，确认可以网上开放，并且向省局提交加盖单位公章及负责人签字的《网上公布开放档案申请单》。只有完成相关鉴定程序以及发布手续的开放档案及现行文件才能上传至网站档案查询系统。
甘肃档案信息网站群系统运行2年多来，经过不断修改和改进，架构和功能基本完善。已经成为公众了解甘肃档案工作的重要窗口。同时也是甘肃档案人服务大众、服务社会的重要平台。网站详细刊登《档案》杂志每一期的封面和目录。《档案》杂志作为甘肃省一级期刊及中文核心期刊要目总览来源期刊，在档案开发利用及文献查阅时，首先能够在甘肃档案信息网查阅每一期文章目录；为了进一步发挥互联网优势，更大程度服务公众，甘肃档案信息网开通网上展厅服务。网上展厅上载了由甘肃省档案馆举办的大型展览《岁月印痕 历史见证 --发展中的甘肃》影像版内容，公众足不出户在家通过互联网就能直观的观看展览。
经过10多年的努力，网站建设及其功能的发挥方面取得了一些成果，但是还有很多难题亟待解决。一是目前还有30多个档案馆因人才、资金等原因尚未建起网站；二是已建立的市、县档案网站尚有相当一部分由于人才、技术投入不足等原因，存在功能不全，作用发挥欠佳的问题；三是开放档案中开放与保密、开放与划控、开放与基础等矛盾在不少地方解决的还不是很到位，制约了网上开放档案工作的有效开展；四是对全省档案网站建设的规划和有效的指导有待切实加强。 | 