中央和国家机关档案工作会议要求，要依法推进各项基础业务建设。要重点加强档案监督检查和业务指导，推动日常档案管理工作再上新台阶，不断提高机关档案工作服务能力，继续做好档案移交工作，把档案安全和保密工作落到实处。在传统载体档案向电子档案管理过渡时期，继续以稳妥的态度抓好传统载体档案的收集、整理、鉴定、保管等各项基础业务工作，不是因循守旧，而是实现二者平稳过渡、顺利完成机关档案工作转型升级的必要前提。商务部在基础业务建设中领导重视、加强保障、归档齐全完整、广泛开发利用档案的经验值得借鉴。
在国家档案局的指导和商务部党组的高度重视下，商务部认真贯彻执行中办、国办联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），严格执行《档案法》《档案法实施办法》和《机关档案工作条例》，按照“打好基础、做好服务、科学管理、创新工作”的原则，不断夯实档案工作基础，建立健全档案工作制度，加强档案体制机制建设，积极推进档案信息化，有效促进了档案基础工作的科学发展，充分发挥了档案服务大局、服务中心的重要作用。
一、领导重视，为档案工作提供有力保障
商务部党组历来重视档案工作，把档案工作作为一项重要工作，与其他业务工作同规划、同部署，在档案基础工作、库房建设、资金保障等方面给予了大力支持。商务部部长高虎城、副部长高燕多次对档案工作作出重要批示，内容涉及档案资源建设、档案利用、档案安全、档案信息化、档案宣传、所属机构档案工作以及加入世贸、教育实践活动的专项工作归档等工作，对档案工作各个方面给予关注和指导。办公厅将档案工作列入年度工作规划，对档案工作提出明确的目标和要求。领导的重视和支持，有效保障了商务部的档案基础工作顺利开展。
二、健全档案工作制度，加强档案工作保障
（一）着力健全档案制度，促进档案管理规范化。
根据《档案法》《档案法实施办法》以及《机关档案工作条例》相关要求，商务部对档案收集整理、保管利用等各项工作进行规范化管理。从机构层面，制定了商务部机关、驻各地特派员办事处、驻外经商机构、直属机构等档案工作制度；从档案工作层面，制定了档案收集整理、保管利用、应急处置、档案保密、档案鉴定、档案销毁、档案统计等工作制度；从业务层面，制定了文书档案、音像档案、财务档案、职工个人住房档案等管理办法。通过不断实践和完善，建立了比较完整的档案工作制度，并在狠抓落实上下功夫，保障各项档案工作科学、规范、可持续发展。
（二）完善档案工作机制，加强基础设施建设。
一直以来，商务部非常重视档案体制机制和基础设施建设，投入了大量财力、物力。目前设有独立的档案处，由一名办公厅领导分管档案工作；设置了档案工作专项经费，每年按照工作需要申报预算；档案库房总建筑面积为1100平方米，配备了档案专用办公设备及库房专用设备。机构健全、设施完备，为档案工作开展奠定了坚实基础。
三、扎实做好档案基础工作，不断完善“三个体系”建设
（一）加强档案资源体系建设，做好档案收集整理。
坚持“收集齐全、整理规范、管理科学、利用方便”标准，不断加强档案收集整理工作，年均达4万余件。一是加强指导，突出重点。深入各立档单位开展有针对性的指导和培训，制作归档工作流程图，编制归档参考目录，从归什么、怎么归等方面进行全方位指导，并对涉及审批、应对贸易摩擦、重要财务等文件材料的归档进行重点指导。完成我国加入世贸组织材料等反倾销案件材料、房地产项目备案材料、职工个人住房档案等文件材料归档，保障了重要档案不缺失、不断档。二是鼓励先进，带动后进。从档案工作重视程度、归档齐全程度、归档文件质量等方面进行综合评定，遴选出档案工作优秀单位进行通报表扬，并总结推广好经验、好做法，推动档案工作水平的整体提高。
（二）加强档案安全体系建设，做好各项工作保障。
确保档案安全是档案工作的永恒主题，是档案工作者的重要职责。商务部从对党和国家事业负责、对历史负责的高度，充分认识并做好档案安全工作。一是制度保障。建立《商务部档案突发事件应急处置预案》和应急处置工作流程，制定档案安全保密、库房管理、安全防火、鉴定销毁等档案安全管理制度；二是设备保障。配备安全监控设备和红外探测器；配备专门用于档案库房的气体灭火设备、火灾自动报警设施和恒温恒湿空调，开发了库房温湿度监控管理系统，对库房温湿度进行实时监测和记录；三是规范管理。加强库房管理，做到库存档案排架合理、存放有序、查找有据，出入库档案均有签字记录。规范档案借阅程序，严格借阅手续，网上查阅档案须通过身份认证并按照权限进行查询。四是做好安全防范。与档案工作人员签订保密承诺书；严格按照规范进行档案著录、标引，定期备份档案数据；档案专用办公设备均经过国家保密局技术检测；建立屏蔽库房，确保电子档案安全保管。通过上述措施，实现商务部档案始终在安全、可控的环境中保管和提供利用。
（三）加强档案利用体系建设，注重服务和宣传。
档案利用是档案管理的最终目的，商务部坚持方便利用为原则，发挥作用为目的，强化服务观念，创新服务方式，积极开展档案提供利用工作。仅2014年，档案借阅达7388人次，60942卷件。一是档案服务业务工作范围广泛。为财务审计及账目清理、向农业部移交生猪屠宰业务、开展商务部房产情况调研、坦赞铁路建设和修复情况研究、外资并购项目安全审查、国家汽车及零部件出口基地建设等工作提供了大量档案材料。二是档案服务编史修志作用显著。编写了新中国成立前外经贸组织机构沿革、原商业部组织机构沿革等；参与编写《百届辉煌》丛书、《中国对外经贸老照片》画册；为改革开放30年展览、援外60年展览等提供档案资料；向中央文献和党史研究等部门提供档案资料。三是档案宣传效果突出。以“国际档案日”为契机，举办“档案就在你身边”主题展览，展出档案98份、照片约2000张、实物60件、各类图表7张，生动概括和反映了商务部档案工作基本情况和商务事业发展历程中的精彩瞬间。配合“商务部公众开放日”开展了档案宣传教育活动，得到了大家的广泛参与和一致好评。
社会和科技发展日新月异，商贸活动蓬勃开展，档案管理要求越来越高。2014年，中办、国办《意见》出台，体现了新一届中央领导集体对档案工作的高度重视，是新时期档案工作的纲领性文件，给档案工作带来了新机遇。国家档案局局长杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话中指出，以中办、国办《意见》为标志，我国的档案工作进入了一种新常态，表明我国档案工作进入了一个形态更高级、任务更复杂、结构更合理、发展更顺畅的新阶段。面对新形势新任务新要求，商务部档案部门将在国家档案局指导下，在商务部党组领导下，继续深入学习贯彻《意见》，围绕中心工作，服务大局，履职尽责；进一步加强档案资源、利用、安全“三个体系”建设，稳步推进档案信息化，不断完善档案工作体制机制，积极推动商务部档案工作科学发展。
原载于《中国档案报》2015年4月30日 总第2753期 第三版 | 