数字档案室是大数据时代档案室的发展方向，是传统意义档案室的升级，是新时期做好机关档案工作的一项重要内容。海关总署历来高度重视做好档案工作，将其作为规范机关管理、保存重要资源、传承发展脉络、辅助政务决策、服务科学发展的重要平台和载体，要求与时俱进、创新手段，充分发挥海关垂直领导体制优势，积极调动各方面资源力量，致力于档案工作数字化和信息化建设，不断提高海关档案数字化建设水平。
一、筑牢基础，全面推动海关系统档案数字化建设
海关总署通过建立档案综合管理达标升级和复查评估工作体系，指导各直（隶）属海关单位全面开展档案数字化工作。
一是完整建立归档文件目录数据库。目前各海关单位已将室藏非涉密归档文件目录全部录入档案管理系统，可通过“标题、发文字号、归档部门、保管期限”等信息进行计算机检索。为确保提供高质量查询利用服务，各海关单位按照规定和著录规则及时对被修改、废止的文件和相关联的其他文件信息、限制访问的文件进行维护。
二是规范建设档案全文数据库。从2000年起，海关总署充分应用文书档案管理系统，对档案室库存全部档案进行系统整理、扫描和著录，共计2.6万余卷534万余页。各级海关扎实开展历史档案的整理、扫描和著录工作，据2013年统计，海关系统数字化完成了电子文件225万余件，1280GB（千兆字节）。47个直属海关单位基本实现了数字档案管理。
三是不断拓展档案数字化范围。2007年出台了《海关系统档案数字化管理规定》，全面启动纸质档案数字化工作。截至2014年12月，47个直属海关单位共完成2000年至2013年约3万卷140万件文书档案存量数字化和增量电子化，47个直属海关单位全部实现了数字档案管理。
部分直属海关单位利用海关业务网平台，发布档案工作信息，共享档案管理研究成果，并及时交流和研讨解决档案工作发展问题。
二、构建体系，持续推进文档一体化建设
多年来，海关系统一直坚持档案管理系统与政务办公系统的深度融合，做到同步规划、同步建设、同步使用、同步升级。
一是瞄准业务需求持续升级系统，不断提高文件归档的标准化和自动化水平。2005年初，海关总署组织档案专业人员和技术人员集中攻关，编写系统业务需求、设计开发文档一体化系统。2006年在总署机关全面推行文档一体化和文书立卷改革，将文件归档工作前置到收发文办理运转环节中，将文件保管期限、文件目录等在办理运转环节中完成。海关总署将机关文档一体化系统的设计开发与应用在全国海关推广，提高海关系统文件归档的标准化和自动化水平。2012年以海关系统HB2012办公平台的开发电子印章使用为契机，在确保档案信息安全的基础上，进一步完善海关档案信息数据库建设。各直（隶）属海关单位紧紧抓住总署统一开发文书档案管理系统的契机，建设档案管理信息化平台，实现了本单位文档一体化的文书档案全文数字化管理。2014年，出台的《海关数字档案室建设规范》，要求各单位加快推进数字档案室建设。
二是宽领域和多层级并重，实现文书档案的全文数字化管理。HB2012档案管理子系统按照文档一体化和归档文件整理规则的要求，涵盖文书档案整理工作的基本操作流程，实现了直属海关及各级隶属机构多层级的档案归档、整理、移交等工作的网上处理。收文系统、发文系统、签报系统、新闻审批、政务信息等系统已办结的文件数据（包括文件正本、稿纸、流转意见等）自动转入档案管理子系统，为海关系统的档案工作提供了相对独立又紧密联系的档案处理平台。在电子文件归档过程中，始终做到电子文件与纸质文件一一对应，同步归档元数据，准确认定归档范围，科学划分保管期限，统一存储格式，符合保密规定。每年2月组织直属海关资深档案人员对总署机关各单位的纸质档案逐件进行检查的同时，认真检测对应电子文件的可读性、安全性、完整性、准确性，检查合格后，与相应的纸质档案一并归档入库，直接实现文书档案的全文数字化管理。
三是技术和管理措施双管齐下，确保电子档案数据真实性。在技术方面，应用系统实行文件实名制流转控制，合理划分操作权限，完整保存操作日志。在管理方面，一年两次预归档检查，做到了文件随办随归，有效地实现了公文处理与档案管理数据相互关联、相互对应，较好地维护了档案的历史原貌；实行电子档案数据利用审批制度。2011年至2014年总署机关电子档案网上借阅文件4.1万余件、资料852件，人工网上授权3620份文件；海关系统电子档案网上借阅文件9.3万余件、资料3.5万余件，人工网上授权1.5万余份文件。
通过多年的实践，文档一体化建设显露突出优势。一是简化了归档方法，做到了随办随归；二是实现了机关公文处理和档案管理数据资源的共享，无需再进行档案拆卷扫描；三是便于迅速查找、方便保管。
三、确保安全，积极开展电子档案数据异地备份工作
2011年制发了《海关电子档案数据备份及异地保存管理规定》，明确了海关系统电子档案异地备份的要求，加强了海关档案安全工作。
一是进行了顶层设计和制度建设。印发了《海关电子档案数据备份及异地保存操作规程》。
二是实地检查验收保管库房。对备份单位郑州、黄埔海关的电子档案异地备份数据保管库房进行了检查验收，同时，为满足对电子档案异地备份数据的软、硬件保管要求，配发了相关设备，确保备份单位按照要求和计划接收各海关电子档案数据。
三是完成海关系统数据寄送工作。为保证备份数据的可靠性和统一性，为47个直属海关单位统一配发了数据备份介质。2012年至2014年，47个直属海关单位完成1.08万GB的电子档案数据寄送工作。
四是实现容灾备份并异地存放。海关总署机关、各直属海关、隶属海关文书档案已实现容灾备份并异地存放。
原载于《中国档案报》2015年5月14日 总第2759期 第三版 | 