我对档案的最初认识是从学生时代开始的。记得上中学时，班里有一个特别调皮的学生犯了错误，老师屡次劝说都不管用，实在没办法了，就警告他：“再不改过，就给你严重处分并放入档案。”不知道是他想改正了，还是不想让人生档案有污点，总之，每次老师用这招来警告学生时，都很管用。因此，那时的我对档案充满敬畏。
工作后，我在机关从事后勤管理工作，从此与档案结缘。由于后勤事务繁杂，刚开始不熟悉，没有头绪，这时，我就常常翻阅档案，此举成为我了解工作情况的一个有效途径，同时也利用档案解决了许多棘手的问题。
2007年冬，机关搬入新楼办公。刚搬入不久，由于工期紧、施工期间监督不够等多种原因，新楼中央空调就出现了故障，办公室普遍漏水，墙面潮湿发霉，严重影响了大楼的使用和美观。后来，经过联系工程公司现场打开墙面，挨个查找原因，最后确定是因为冷凝水管太短没有接出去，留在了墙体里，真是“小差错造成了大问题”。整改看似简单，但施工过程中的配合问题、责任问题，完工后几个工种的大面积返工问题等都是我们面临的一个个难题。为了尽快解决这些难题，我和同事立即查找相关档案，利用查到的有关合同，与工程公司进行谈判，最终明确，这是属于他们的工作失误，他们无条件限期整改，否则将按合同约定扣减质保金。
2009年10月初，办公楼二楼西侧有一组空调压缩机损坏，物业公司联系维修公司进行维修，维修公司以“已经出质保期”为由，不给免费更换。得到消息后，我第一时间跑到档案室查找相关合同并仔细阅读了售后维护条款，后又找到了一份试用交接记录，按交接记录上显示的时间计算，这组压缩机并没有出免费维保期限。这张看似简单的交接记录成了“铁证”，我立即向领导汇报，然后给维修公司去函。由于我们手握“铁证”，对方无话可说，立即换上了新的压缩机，此举为公司节约万余元。
工作中，我深深体会到，无论是在接受政府部门检查，还是在同周边企业交涉产权分界的过程中，档案都是最具有说服力的，它能为企业解决很多烦忧。2011年9月，一家公司要在我单位办公楼东侧修建写字楼，由于东侧道路和围墙边界没有明确界定，因此他们准备让施工车辆进出东侧道路。为使我单位办公环境不受影响，我和同事立即开展相关档案查询收集工作。最终双方以“档”为凭，那家公司打消了想使用此道路作为施工车辆进出道路的念头，最大限度地减小了他们在施工过程中对我单位的影响。2014年9月，为配合政府部门进行建设项目执法调查，领导要求我严格按照规定在一周的时间内准备好所有的相关资料，包括建设项目规划许可手续、建设工程设计图纸、建设工程施工合同等。如果逾期未通过调查，单位将承担相关法律后果。接到任务后，我立即到档案室查找相关资料，并按时递交，由于资料齐全，最终顺利通过了调查。
后勤管理工作繁杂，工作过程中会形成许多资料，针对形成的每一份资料，我们都会按照档案管理制度要求，及时收集、整理、归档，为今后利用提供便利。今后的工作中，我一定要保管好档案，挖掘档案的利用价值，运用档案为后勤管理服务，最终为企业节约资金、解决问题。
原载于《中国档案报》2019年10月17日 总第3437期 第四版 | 